DSGVO in BüroWARE und WEBWARE

Es ist soweit. Die Übergangsfrist für die Datenschutzgrundverordnung ist am 24.5.2018 abgelaufen. Mit den aktuellen Versionen der BüroWARE und WEBWARE sind Sie dafür gut aufgestellt. Mit dem neuen DSGVO-Center haben Sie alle notwendigen Maßnahmen im Griff, die Ihr ERP-System betreffen.

Diese Funktionen stellen zwar keine zwingende Notwendigkeit dar, um DSGVO-konform zu arbeiten, bieten aber einfache, schnelle und komfortable Möglichkeiten zu deren Umsetzung.

Dabei übernimmt das DSGVO-Center folgende Aufgaben:

  • Suche in sensiblen Datenfeldern nach enthaltenen personenbezogenen Daten und Löschen der in den Feldern gefundenen personenbezogenen Daten
  • Suche auf Masken nach Datenfeldern, die als kritisch hinsichtlich der DSGVO eingestuft wurden - Entfernen dieser Felder von den Eingabe-Masken
  • Anzeige und Änderung von für die DSGVO-relevanten Zugriffsrechten
  • Datentresor zur Pseudonymisierung und verschlüsselten Aufbewahrung von zu löschenden Daten bzw. Daten mit eingeschränkter Verarbeitung
  • Filtern von Datensätzen und Bereinigung (Entfernen) personenbezogener Daten, wenn der Zweck der Verarbeitung entfallen ist
  • Erstellung einer Datenauskunft von einzelnen Kunden oder Ansprechpartnern

 

 

 

DATENBANK PRÜFEN

Beim Start dieser Funktion werden die als hinsichtlich der DSGVO kritisch bewerteten Felder auf Inhalt geprüft. Die „Fundstellen“ werden angezeigt.

Die gefundenen Daten können direkt im DSGVO-Center gelöscht werden (z.B. das Feld Geburtsdatum).

KONFIGURATION PRÜFEN

Unter dem Punkt „Konfiguration prüfen“ werden die Masken der Datenbereiche „Ansprechpartner“ und „Adressen“ nach den kritischen Feldern geprüft und die Fundstellen (der Maskenindex der betreffenden Maske) angezeigt.

Durch Doppelklick auf eine Zeile werden die gefunden Masken (der Maskenindex) angezeigt. So kann z.B. ein Feld „Facebook“ ermittelt werden, dass es auf vier Masken vorhanden ist. Relevante Felder können hier zentral zur Eingabe gesperrt werden.

 

ZUGRIFFSRECHTE PRÜFEN

Bei dieser Funktion werden alle Zugriffsrechte angezeigt, die in ihrer Wirkung für die DSGVO bedeutsam sein können.

Über das Menü „Bearbeiten“ können für alle Benutzer die Rechte ein- oder ausgeschaltet werden.

DATENTRESOR

Den Datentresor nutzen Sie, wenn Datensätze gelöscht werden sollen, aber nicht gelöscht werden können.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn aus steuerlichen Gründen die Daten 10 Jahre aufzubewahren sind.

 

DATEN BEREINIGEN

Hier können Datensätze von personenbezogenen Daten automatisiert „bereinigt“ werden. Beim Starten wird die letzte vorgegebene Selektion ausgeführt.
Nach dem Starten der Funktion lassen sich die Filterkriterien auch neu festlegen.

DATENAUSKUNFT

Gemäß der Festlegungen in der DSGVO können „Betroffene“ Auskunft zu den über sie gespeicherten Daten verlangen.
Dafür steht die Funktion „Datenauskunft“ zur Verfügung.

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